Digitalisierung in mittleren Unternehmen und dem Mittelstand

Überschaubare Budgets und geringe Mitarbeiterkapazität setzen enge Grenzen

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), einschließlich Unternehmen des Mittelstands, verfügen über begrenzte Geldmittel und Mitarbeiterkapazität für die Digitalisierung, die nur eins von mehreren wichtigen Zukunftsthemen für diese Unternehmen ist.

Dies ist erst einmal ein wesentlicher Nachteil gegenüber größeren Unternehmen, kann aber auch eine Chance beinhalten: es zwingt Unternehmen dazu, ihre Investitionen bewusst zu treffen anstatt in Aktionismus zu verfallen.

Klarheit über Gründe für und erwarteten Nutzen von Digitalisierungsprojekten ist essenziell

Wie in der Vergangenheit scheitern Projekte auch heute häufig: Accenture beschreibt in einer Studie anlässlich der Hannover Messe 2019, dass 80 % der Pilotprojekte zur Digitalisierung in deutschen Unternehmen nicht erfolgreich waren oder sogar abgebrochen wurden (S. 5).

Aus meiner Sicht spricht dies klar dafür, vergleichsweise kleine Digitalisierungsprojekte mit klar definierten Zielen und erwartetem Nutzen zu initiieren — und dann diszipliniert gegen diese Erwartungen zu managen (wenn auch mit schlanken und agile Methoden). Dieser Ansatz hat sich bewährt und gewinnt zunehmend Anhänger, beispielsweise auch in der Entwicklung vollständig digitaler Produkte — auch wenn manche Dienstleister lieber möglichst große Projekte verkaufen.

Hoher Innovationscharakter erfordert exploratives Vorgehen

Digitalisierungsprojekte haben für die betreffenden Unternehmen in der Regel einen hohen Innovationscharakter. Daraus folgt, dass sie nicht detailliert zu planen sind und ihre Ergebnisse nicht im Detail absehbar sind. Ein exploratives Vorgehen ist also sinnvoll und sogar notwendig: Hierbei werden die Annahmen oder Hypothesen identifiziert, die wahr sein „müssen“, damit sich das Projekt als sinnvoll erweist. Diese Hypothesen werden dann möglichst früh im Projekt auf möglichst leichtgewichtige Weise getestet — beispielsweise mit Hilfe von unterschiedlichen Arten von Prototypen in einer initialen Discovery-Phase.

Kernfragen hierbei sind: Lösen wir das richtige Problem? Ist unsere Lösung effektiv und effizient? Gibt es einen Markt für unser Produkt? (Die letzte Frage bezieht sich primär auf digitale Produkte mit externen Kunden, gilt aber sinngemäß auch für interne Projekte.)

Customizing treibt Komplexität und Kosten oft unnötig in die Höhe

Um Komplexität und Kosten bei der Einführung von digitalen Produkten, insbesondere von Softwaresystemen, möglichst gering zu halten empfehle ich, das Customizing, also die kundenspezifische Anpassung dieser Produkte, möglichst zu vermeiden. Sinnvolle Ausnahmen können nur dort gemacht werden, wo der (wirtschaftliche) Nutzen dieser Anpassung unverhältnismäßig groß ist. Hierbei sind aus meiner Sicht hohe Hürden an die Höhe des Nutzen sowie an dessen Nachweis zu stellen.

Meiner Erfahrung nach werden Komplexität und Kosten solcher Anpassungen regelmäßig erheblich unterschätzt, der zu erwartende Nutzen jedoch regelmäßig erheblich überschätzt. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen können also allein durch diesen Grundsatz die Reichweite ihres Budgets erheblich steigern.

Einfache Tools und gute Cloud-Dienste erhöhen die Effektivität und Effizienz

Kleine und mittlere Unternehmen sollten relativ einfache Produkte und Technologien für jeweils gut definierte Zwecke und realistische Anwendungsszenarien bevorzugen. Insbesondere sind hier Cloud-Dienste oft eine gute Wahl, da diese Unternehmen eine annähernd vergleichbare Leistung beim Betrieb eigener Systeme in der Regel nicht erreichen können — und schon gar nicht bei annähernd vergleichbaren Kosten.

In diesem Zusammenhang erinnere ich an eine Frage aus einer Werbekampagne von IBM:

Does your kid have better technology than your business?

— IBM

Wenn wir ehrlich sind, müssten viele Unternehmen antworten:

Leider ja.

Produkte, die vielleicht schon aus dem Consumer Bereich bekannt sind, können auch im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden (z.B. Dropbox).

Kritische Auswahl — und ggf. Ablehnung — von Digitalisierungsprojekten vermeidet Fehlinvestitionen

KMU sollten die eigene spezifische Situation bei der Auswahl von Digitalisierungsprojekten kritisch bewerten. Dies hört sich vielleicht wie ein Widerspruch zur o.g. „möglichst kein Customizing“ Empfehlung an, ist es aber nicht: beispielsweise ist ein Web Shop nicht unbedingt das wichtigste Projekt für jedes mittelständische Unternehmen.

Handelsunternehmen oder Hersteller von recht standardisierten Produkten sind mit einer E-Commerce Lösung sicherlich gut beraten — obwohl auch hier zu prüfen ist (z.B. in Abhängigkeit von der Art der Kunden und deren Bedürfnissen), ob ein Web Shop das Mittel der Wahl ist oder ob im ersten Schritt der automatisierte Datenaustausch mit den ERP bzw. Procurement Systemen der Kunden nicht vielleicht doch wichtiger ist.

Ein Hersteller von hochspezialisierten großen Maschinen oder Anlagen, der regelmäßig Einzelstücke oder bestenfalls Kleinserien gemäß kundenspezifischer Konfigurationswünsche fertigt, wird für diese Produkte mit einem Web Shop wenig erfolgreich sein: erstens wird ein Auftrag für solche Produkte nicht über einen Web Shop vergeben und zweitens würde die Komplexität der Konfigurationsregeln üblicherweise erhebliche Implementierungs- und Pflegeaufwände verursachen.

Eine Webseite, die sich auf die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Informationen zu diesen Produkten, Konfigurationsoptionen, Anwendungsmöglichkeiten und Ratschlägen zu deren Betrieb konzentriert, erscheint wesentlich erfolgsversprechender.

Ein Web Shop für Ersatzteile, Betriebsmittel und ggf. Service- und Wartungsdienstleistungen kann sinnvoll sein (und wäre dabei viel einfacher zu halten als ein Web Shop für die Anlagen und Maschinen selbst).

Kurz gesagt

Kleine und mittlere Unternehmen haben oft nur relativ kleine Budgets und Mitarbeiterkapazität für Digitalisierungsprojekte und müssen diese sorgsam einsetzten. Ebenso muss mit Risiken angemessen umgegangen werden. Projekte sollten aus unternehmerischen Gesichtspunkten heraus ausgewählt werden (also ‚vom Business getrieben‘ werden). Hierbei sollten sich KMU auf die eigenen Bedürfnisse — und Stärken — besinnen und sich nicht zu sehr vom allgemeinen Hype und den Initiativen anderer Unternehmen beeinflussen lassen.